Đông Á Media – chuyên tổ chức các chương trình hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng chuyên nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp tạo dựng thương hiệu, thu hút khách hàng mới và gắn kết lâu dài với những khách hàng thân thiết.
Tổ chức hội nghị khách hàng là việc làm thiết yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Qua sự kiện này, các doanh nghiệp thể hiện được sự quan tâm sâu sắc đối với khách hàng là các đại lý, chi nhánh – người trực tiếp mang lại nguồn lợi lớn cho toàn thể doanh nghiệp. Thông qua buổi hội nghị tri ân khách hàng, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được nguyện vọng, ý kiến cũng như các vấn đề đang gặp phải của khách hàng mà phát triển và hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng những mong đợi đó. Do đó, tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là sự kiện có tầm ảnh hưởng rất lớn đối với các doanh nghiệp.
Dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp nhất:
Xác định mục đích tổ chức
Bất cứ chương trình nào được tổ chức đều phải dựa trên một mục đích chính và xuyên suốt chương trình. Phần lớn hội nghị khách hàng được tổ chức nhằm tri ân và bày tỏ sự cảm ơn chân thành của doanh nghiệp tới khách hàng.
Đồng thời xây dựng mối quan hệ bền chặt, tăng thêm cơ hội kinh doanh và tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng thông qua sự giới thiệu của những khách hàng cũ. Bên cạnh đó, đây cũng là dịp để doanh nghiệp truyền thông, PR tên tuổi, quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Các chuyên gia khuyên rằng, tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp nhất chính là vào những ngày cuối tuần, lúc 15h chiều. Đây là khung giờ vàng, thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người cũng như đây là khung giờ mà tâm lý của họ ổn định nhất.
Tùy theo mục đích, tính chất sự kiện và số lượng khách tham gia mà các doanh nghiệp nên lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cho phù hợp. Có thể tổ chức ở khách sạn, nhà hàng hoặc trung tâm hội nghị lớn.
Có thể tổ chức tại trụ sở doanh nghiệp hoặc các bữa tiệc ngoài trời đều được. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn địa điểm, cần quan tâm đến tình hình giao thông của khu vực, địa điểm có dễ tìm, đường có dễ đi hay không,…
Lên kế hoạch tổ chức
Tùy vào mục đích hội nghị mà lên kế hoạch kịch bản cho sát với nội dung tổng thể, vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa tạo được hiệu ứng tập trung đúng như mong đợi.
Các doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng hướng tới, số lượng tham dự, hình thức tổ chức, thông điệp truyền tải, kinh phí tổ chức và các hoạt động thiết thực nhất.
Sau khi nắm bắt được những yêu cầu trên, người tổ chức sẽ lên kế hoạch chung cho cả chương trình và những kế hoạch nhỏ cho từng bộ phận để đảm công việc được diễn ra đúng tiến độ và suông sẻ.
Phân công và điều phối công việc
Đây là một phần quan trọng đối với hiệu quả của chương trình. Mỗi nhóm, mỗi cá nhân cần được phân chia nhiệm vụ cụ thể và đảm bảo thực hiện nó. Mỗi cá nhân nên ghi lại những việc đã làm, hiệu quả công việc để kiểm tra và đánh giá khi chương trình kết thúc.
Công tác chuẩn bị cho sự kiện
- Chuẩn bị thuê, đặt địa điểm, thiết bị, vật tư tổ chức
- Chuẩn bị giấy mời và mời khách hàng
- Thiết kế băng rôn, backdrop, logo, slogan,…
- Chuẩn bị setup và trang trí không gian tổ chức tri ân khách hàng
- Chuẩn bị tài liệu tham khảo, quà tặng khách hàng
- Nhân sự triển khai: lễ tân đón khách, MC chương trình, nhóm múa, ca sỹ biểu diễn…
Kết thúc chương trình hội nghị tri ân khách hàng
Chương trình kết thúc, đại diện tặng hoa và quà cho khách.
Một hội nghị khách hàng thành công phải có sự phối hợp của rất nhiều bộ phận, đầu tư nhiều công sức và thời gian. Do đó, việc nhờ sự hỗ trợ của các công ty chuyên về tổ chức sự kiện, hội nghị tri ân khách hàng như Đông Á Media là sự lựa chọn hàng đầu dành cho quý doanh nghiệp.
Đông Á Media với đội ngũ nhân viên trẻ, giàu kinh nghiệm với những ý tưởng độc đáo và dịch vụ tổ chức chuyên nghiệp hứa hẹn sẽ làm hài lòng những khách hàng khó tính với những chương trình ấn tượng, đặc sắc và thành công nhất!
